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年關將至，和“年”相關的事兒多了起來，年終總結、年終業績、年度評定、來年的計劃，當然了，還有一年一度的年終會議。

 

年會是一項復雜而系統的工程，小編拍攝到很多公司年會，準備的過程中，也做些總結，分享給大家。

 

第 一 步 ： 了 解 需 求

▲確定年會參與群體。一般而言，大部分企業的年會受眾是以企業內部員工為主；大型企業也會帶有對外性質，邀請客戶、政府、合作伙伴等參加，作為客戶答謝的品牌文化活動。可見，年會的目的決定了受眾群的偏重。受眾群體決定了年會的名稱：年終答謝會、年度盛會、主題年會等。

 

▲確定年會目的。增強員工歸屬感、凝聚力、深化內部溝通、促進戰略分享、增進目標認同，匯報全年的企業業績并制定目標，等等。小的團隊通常會通過辦些小型音樂會等較有創意的活動，但幾百人的團隊或員工遍布在全國各個區域，那么年會就是一次大家相互進一步認識，交流感情，展示自我的好機會。所以較大的團隊通常會采用會議（白天，用于總結分享）＋晚宴（用于聚會）的方式作為年會的主旋律。

 

▲確定年會主題。以企業文化入手，從企業經營目標入手，從行業背景入手，等等，例如不忘初心、砥礪前行，二次創業新征程、乘風破浪耀南亞，這個冬天、我們在一起，這三個主題依次對應以上的三個角度。如果每年的年會能在往年的年會主題的基礎在寓意上有遞進，那就更好了，也可以參考2B行業大B企業每年峰會的主題演變找些感覺。

 

▲確定會議預算。通常每年年會的人均預算，會參照往年的費用，根據今年業績進行正向或反向的調整。有了預算，就好確定年會地點、酒店標準、禮品這些費用大頭，以及年會的為期時間，全國性的企業還會涉及各區一起辦還是分開辦，這里的交通費用也占了總體預算的大頭。

 

▲確定時間。越早確定，準備的時間越充分，越能對會議細節處理好。當然了，準備年會之外，每個人都有自己日常的工作。所以成立一個年會工作小組非常有必要，便于分工和執行，這個在第二步年會策劃中會詳細展開。

 

第 二 步 ： 年 會 策 劃 

年會是一個系統工程，可以用到項目管理的方法。

 

▲首先需要建立一個年會工作小組。

 

顧問組：將公司高層納入顧問組，因為年會的目的之一是增強員工歸屬感、凝聚力、匯報全年業績展望來年，積極采納管理層的建議，有助于幫你實現這個目的；

組長：對整個年會負責，包括人員分工，顧問組溝通，資源總協調等；

副組長：2-3名，分別管理各個執行小組；

設計組（邀請函、年會背景板、主題圖的設計）

采購組（含場地、交通、禮品、各類物料等）

線上營銷組（營銷創意、文案等）

溝通協調組（各個部門或區域的協調溝通人員）

會議組（確定會議內容，分享人員、順序、分享主題、時間等）

節目組（節目足夠精彩，回憶才會夠濃）

...  

根據會議組織的復雜程度，可以再細分。

 

這里著重提下協調溝通組，如果公司規模較大，員工分布在全國各地，那么在各個區域或部門找到一位溝通協調人員對年會準備的效率非常有幫助，年會信息的傳達，員工信息的搜集才能進行的有條不紊。

 

▲列一份年會項目準備表。

 

從員工定機票、火車票開始，到落地接機、接車，直到送員工安全返程，每個環節、相應的事宜、對應的跟進表單、備注、負責人、目標完成時間、完成程度，等等。對年會的整個議程了然于心。
 

大家可以根據自己的項目思路也整理一張，項目準備表的意義是避免在年會這個系統的工程中避免有所遺漏，最終達到的目的是確保年會流程順暢，細節處顯亮點。

 

和年會項目準備表相配套的有很多子表，例如你需要準備

物料采購表：避免物料遺漏和制作工期延誤，要考慮logo定制和年末；

人員清單：確定參加年會的員工名單，用于定食宿和市內交通；

機票／高鐵票情況：用于確定各區域員工抵離時間，安排好接送；

房間分配表：用于住宿登記；

各合作伙伴聯系人名單：例如住宿、餐飲、交通聯系人；

費用清單：用于核對預算和實際費用

節目單：確定年會節目和彩排；

 ...

表單越細，分工越明確，各環節銜接才會越順暢，將現場執行可能會遇到的各類問題降至最少。

 

第 三 步 ： 年 會 執 行 

年會執行是整個年會過程中最耗費精力的過程，需求團隊緊密合作，我們按照大致的時間順序一一來解讀

 

1. 預定年會場地，例如酒店、聚餐地點、團建地點和內容等；

 

2. 將確定年會時間和地點，通知到全公司員工，盡早完成來回程定票，輸出員工抵達名單；

 

3. 根據員工抵達名單輸出酒店入住名單，入住期間若有各部門小組會議，安排好各部門會議地點；員工簽到前，提前分好房，領取房卡，避免出現因為簽到數人數多，而導致簽到臺混亂的現象；如果簽到臺發放相關禮品或物品，可以在簽到表中體現相應內容，避免誤領、少領、多領的情況；年會的物料，例如酒水、禮品等在1-2各房間集中放置；

 

4. 對年會禮品進行采購，例如陽光普照獎、年會優秀員工獎勵、定制化獎品（若有）等；禮品的選擇多多參考年會顧問組的建議，體現實用、有紀念價值的禮品，例如顏色款式統一的衣服、絲巾、圍巾，在合照的時候更容易上鏡；

 

5. 設計邀請函、簽到板、合影墻、年會分享PPT、LED屏幕背景、簽到本、工作證、指示牌、席卡等和年會主題相關的素材；確定主題后，各個設計素材上盡保證使用風格統一，和vendor一起踩點，確定尺寸和擺放位置，簽到區、合影區、會議地點、LED屏幕和用餐地點等，提前試下LED屏效果，質量不同的LED屏幕匹配背景色設計不同的年會主題圖和PPT模板，效果也會有差別，可以多征詢LED vendor的建議；提前一天現場調試屏幕和音響是必要的，那如果會議前一天有別家公司使用同一個廳，還有晚宴的話，且前后兩天不是同一個LED vendor的話，那就要熬夜調試了；

 

6. 做好線上預熱工作，這是考驗年會小組創意能力的環節，借助新媒體渠道通過劇透的形式慢慢引出年會，提高員工對年會的期待感，這也是展示公司良好形象的方式；

 

7. 組織好白天的會議，例如各部門的分享人員、分享主題和分享順序，這個環節牽涉到外部嘉賓的邀請，確認出席名單，以及席卡順序的放置，制作席卡；午餐時間可以安排合影；

 

8. 白天的會議是上午下午兩場，因為持續時間較長，除了中午的用餐和休息時間，在議程時間允許的情況下，可以穿插一些例如大家感興趣的話題的圓桌論壇的環節，調整全天的會議節奏；；另外，一天的會議，在上午和下午各留出一個10－20分鐘左右的休息時間，休息期間可以準備些茶點，準備一個搖鈴，休息完后可以通過搖鈴的方式通知大家繼續入場；

 

9. 組織好晚宴的節目，包括背景音樂的選取、各部門的節目、主持人，晚宴的LED屏應區別于白天的會議；正式會議結束和晚宴前，留1小時左右的休息時間，讓參與晚宴表演的同事可以集中利用這1小時間做一些簡單的彩排，這時候其他同事還能去合影墻前進行合影；為了增加晚宴節目的趣味性，可以多照些晚宴創新案例；

 

10. 若涉及優秀員工頒獎，相應的名單需要盡快確定，涉及定制化獎品，例如證書、獎杯之類；為每位優秀員工準備一句介紹，一是用作串詞兒的組成部分，二是讓大家了解同事獲得獎勵的原因；另外，由其他部門的leader來給頒獎，尤其是平時合作較多的部門，例如銷售leader頒獎給技術同事，技術leader頒獎給銷售同事，這是部門間相互認可的體現；

 

11. 晚宴另一個重要環節就是抽獎了，如何讓抽獎環節振奮人心，除了加碼禮品采購金額外，也可以使用最傳統的紙質抽獎方式，例如員工號，抽之前搖晃抽獎箱，抽之后有抽獎人公布員工號，整個過程比電子抽獎更有玩味；晚宴相比白天的會議更具趣味性，如何給晚宴帶來更多趣味性，可以單獨出篇文章，反正各有各的玩法；

 

12. 若涉及客戶、合作伙伴等嘉賓的邀請，準備好邀請函、禮品、會議和晚宴的席位、代表發言等；

 

13. 當天的晚宴通常結束的會比較晚，畢竟辛苦一年，大家有很多話要說，有很多酒要喝，若第二天有行程安排，通知酒店安排較早服務，以免影響整體行程；

 

14. 根據員工返程表，預約接送車輛，分趟分地點發送；

 

15. 做些簡單的活動應急預案，至少要清楚公司哪位同事懂一些基本的急救常識，并可以做一些基本的急救措施，酒店周圍最近的一家醫院等；

 

16. 其他年會執行過程中的細節有很多，處理得好往往能給人留下不錯的印象，例如除了在會議前以郵件、圖片、H5的方式將行程給到公司同事，也可以打印一份在簽到時提供，每天議程結束，將第二天的議程再單獨編輯一份，生成便簽通過微信群發送給大家，等等；若用餐是自助餐，提前和酒店確認好自助餐可容納人數，

 

整個執行過程中，不可避免的會遇到各類臨時需求或特殊需求，由此引起的變化務必更新到相應的表單，并同步到工作小組各個成員，這也是為什么在年會策劃階段，將項目準備表整理的越細的原因了。

 

 

第 四 步 ： 年 會 總 結 
年會也好，峰會也罷，總會有不盡如人意的地方。會議結束后，組織年會會議小組進行回顧，針對每個環節，尤其是細節處，記錄處理不到位的地方，以及可以做的更好、更有創造力的地方，形成會議記錄，待明年舉辦年會時打開這份會議記錄，會幫助良多。

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